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Guia de Sobrevivência do Fundador, Parte 3: O passo-a-passo do planejamento de cenários – nossa estrutura de 5 passos e template

Nas partes 1 e 2 do Guia de Sobrevivência do Fundador, criado pela First Round Review e adaptado para o português pela Fábrica do Futuro, falamos sobre a importância de entender as macrocondições do mercado e também explicamos porque é vital que o seu negócio tenha uma resposta rápida à pandemia. Nessa terceira parte, discutimos maneiras de planejar cenários de recuperação para a sua empresa e como se preparar para cada colocar cada um desses planejamentos em prática. 

Mas como exatamente você se prepara para essa resposta decisiva em condições instáveis? No mínimo, é crucial ter uma boa noção do caixa e do runway da sua empresa. Citando nossos amigos da Sequoia, recomendamos começar com uma matriz simples. A gente aconselha assegurar pelo menos 24 anos de runway (células verdes), e temos conselhos ao longo deste guia em como chegar lá. 

Se você já fez esse trabalho e está procurando aprofundar mais, abaixo nós resumimos a estrutura de 5 passos que recomendamos para um planejamento de cenário mais avançado.

Por que você precisa de uma estrutura de planejamento de cenário: 

“Agora, como líder, a sua função é imaginar como a sua empresa precisa ser diferente. Quais são os cenários futuros diferentes para o país, para a economia e para a sua empresa? E como a sua empresa tanto sobrevive como prospera nesse tempo? Você precisa de uma estrutura para como planejar, diz Josh Kopelman, sócio do First Round. “O essencial é converter suas observações e palpites em possíveis cenários e aí esboçar como você ajustaria o seu plano atual (pré-COVID) de operação para responder a esses cenários. 

É melhor ter um plano que te dá a melhor chance de sobrevivência numa variedade de cenários de recuperação. Planeje para a pior das hipóteses - mas espere para e se posicione para a melhor recuperação possível.

Esse exercício de planejamento de cenário é sobre pensar sobre cada uma das suas opções, ele reforça. “É assustador quando fundadores têm um impulso-reflexo de simplesmente cortar 40% logo de cara. Talvez essa seja a resposta certa. Ou talvez seja um corte de 10%. Ou quem sabe cortar não é o movimento certo de jeito nenhum. Vamos entender os impactos de cenários diferentes que poderiam se desenrolar primeiro”, afirma Kopelman. “Um bom plano pode ser, ‘Vamos esperar 30 dias e tal coisa acontecer, nós fazemos X, e se tal coisa acontecer, fazemos Y'”

Os sócios do First Round têm se apoiado nesses princípios enquanto nós fazemos várias sessões de trabalhos com todos os nossos fundadores. Mas nós queríamos mergulhar ainda mais fundo e compartilhar esses recursos além de uma abordagem menos alto-contato, 1:1, então nós trabalhamos para resumir tudo em um processo repetível para todos usarem. 

Se você tem curiosidade sobre como essa abordagem poderia funcionar na prática, nossos amigos do Notion nos ajudaram a montar esse template de Planejamento de Resposta a Cenários – que inclui exemplo de resposta para uma empresa fictícia de catering corporativo. Duplique o nosso template para começar a trabalhar nos planos da sua própria empresa. 

Passo 1: Identifique suas incertezas-chave

Para começar esse processo, identifique de 6 a 10 incertezas-chave para o próximo ano causadas pelo COVID-19 para informar seu planejamento. A resposta da da saúde pública vai controlar a propagação do vírus de forma rápida e eficiente? As intervenções na política econômica vão prevenir o fechamento de vários pequenos negócios? As políticas de distanciamento social vão ter um efeito duradouro no comportamento de compra do seu cliente? A lista de cada pessoa vai ser diferente. Foque no que você acha que vai ter o impacto mais profundo nas prospecções e estratégias da sua empresa e faça questão de incluir várias: de incertezas macroeconômicas e epidemiológicas até àquelas que dizem respeito ao seu mercado, seus clientes e outros acionistas.  

Passo 2: Agrupe-as em cenários

Usando combinações de cenários da sua lista de incertezas, crie três (ou mais) cenários: um otimista, um pessimista e um no meio do caminho. Pense muito bem em como você vai montar cada cenário para que cada um tenha uma combinação plausível de resultados e capture um case de negócio bem sucedido. Você pode fazer isso se baseando nas recuperações econômicas em formato de letras que discutimos antes. Patrick O’Shaughnessy tem outra metáfora útil baseada em trios: nevasca, inverno ou era do gelo.

Para tirar cada um do plano das ideias, nós sugerimos dar um nome e uma narrativa para cada um dos cenários, para que eles pareçam menos abstratos e mais ajustados para a situação específica da sua empresa. Para a nossa empresa fictícia de catering corporativo, nós escolhemos: 

  • Nenhum Retorno (Pior Cenário): Trabalhadores não voltam completamente aos escritórios até 2021, restaurantes fecham a torto e a direito, e a demanda para catering corporativo despenca.
  • Revanche Leve: Trabalhadores não voltam completamente aos escritórios até o segundo semestre de 2020, restaurantes fecham numa quantidade significativa mas contida, e a demanda para catering corporativo ainda existe, apesar de reduzida.
  • Antigo Normal: Trabalhadores voltam aos escritórios no segundo semestre de 2020, evitando o fechamento em massa de restaurantes, e a demanda para catering corporativo fica praticamente igual.

Veja mais previsões detalhadas que formaram esses cenários científicos no nosso Template do Notion

Passo 3: Crie respostas para cada cenário

Se os seus cenários descrevem para onde o mundo pode estar indo, suas respostas respondem à pergunta: “E agora?”. Independente de qual futuro vem aí, uma coisa é clara – ele vai ser favorável às empresas que se mexeram rápido. 

Faça isso gerando respostas para cada cenário que podem gerar decisões e ações específicas num nível mais granular. Use algo como a tabela abaixo para pensar sobre como o seu plano de negócio no geral pode mudar de acordo com cada cenário. Divida cada passo que você vai tomar em termos de metas de receita, direção de produto, número de pessoas – e o runway e o burn rate que você verá como consequência disso. 

Passo 4: Procure os pontos de gatilho

Nós acreditamos no General Dwight Enseinhower foi preciso quando pontuou que é o processo do planejamento – não os planos em si – que é indispensável. Dito isso, nós achamos que esses planos de cenários se tornam mais úteis (e menos abstratos) quando você está monitorando gatilhos concretos, internos e externos, que vão ajudar a decidir qual caminho seguir. Aqui estão alguns exemplos de indicadores a levar em conta: 

  • Macro: Extensões ou mudanças em políticas de distanciamento social, tendências de demissões, porcentagem de fechamento dos pequenos negócios, e assim por diante. 
  • Internos: Rotatividade de clientes estabilizando ou caindo, aumento ou em queda em leads de vendas inbound, e assim por diante. 

Você pode aumentar suas respostas a cada cenário adicionando pontos de gatilho específico para cada uma delas. (Por exemplo, fechamento de restaurantes acima do previsto, demissões começando a estabilizar e um aumento repentino nos leads de vendas inbound poderiam cair dentro do guarda-chuva do seu melhor cenário ou “o cenário do retorno ao normal.”)

Passo 5: Revisite, revise e repita

A cada duas ou quatro semanas, arquive suas antigas incertezas, cenários e respostas e copie e cole o template para uma versão nova. Use essas revisões como uma chance de pensar bem sobre o que mudou, se os seus cenários ainda são realistas e sobre alterar seu plano de ação em resposta a isso. 

“Se hoje é dia 9 de abril, você está criando a versão 1.0 hoje, e aí você vai criar a versão 1.1 no dia 9 de maio, destacando o que mudou nas suas previsões e no mundo. E aí em junho, você cria a versão 1.2 e assim por diante”, recomenda Josh Kopelman, do First Round. 

Isso importa porque: “Quando as pessoas decidem usar um modelo, existe um risco de ficar engessado. Tente sair desse processo de planejamento com uma lista de coisas que podem ser verdadeiras no mundo e uma lista de sinais que mostrariam que uma recuperação em V, U ou L estaria acontecendo”, afirma. “Escreva isso e fique de olho nesses sinais. Não fique preso nas suas previsões iniciais. Isso vai te tornar mais ágil e flexível quando o mundo começar a te dar sinais, o que é especialmente importante quando há muita incerteza.”

Escrever suas previsões num documento vivo te força a reconhecer o que está mudando.

Bill Trenchard, do First Round, concorda: “Um fundador com quem eu estou trabalhando está se planejando para uma recessão de cenário médio mas cobrindo essa aposta. Como ele tem uma rodada no banco, ele está mantendo uma pessoa a mais de vendas pro caso dele estar errado e as coisas de fato voltem mais rápido, e assim ele não perde no onboarding e no tempo de rampagem. Esse fundador está mandando atualizações quase semanais para o board, com o que ele está vendo, o que ele está fazendo e como ele está mudando o plano dele agora que temos semanas de dados. 

Recursos adicionais sobre planejamento de cenários:

Veja também: